採用業務を効率化するには、ツールを増やすだけでは不十分です。ATS（Applicant Tracking System：採用管理システム）を導入して応募者情報を一元管理できても、スカウト作成や候補者対応、面接日程の調整など、人が動く業務は残ります。特に複数の採用媒体を運用するSaaS（Software as a Service）企業では、採用人数や募集ポジションの増加に伴い、担当者の工数が膨らみやすくなります。

重要なのは、採用業務を洗い出したうえで「自社で担う業務」「ツールや仕組みで効率化する業務」「外部へ任せる業務」を切り分けることです。本記事では、採用業務を効率化する具体的な方法や進め方、ATSを導入しても残る業務、RPO（Recruitment Process Outsourcing：採用代行）を活用する際の考え方まで解説します。

採用業務の効率化とは

採用業務の効率化とは、採用成果や候補者体験を維持しながら、不要な作業や工数を減らす取り組みです。単純に業務量を減らすのではなく、定型業務を仕組み化し、採用担当者が採用戦略や候補者とのコミュニケーションなど重要な業務に時間を使える状態を目指します。

特に採用計画や募集ポジションが四半期単位で変化する企業では、すべての業務を一律に自動化する方法は適していません。手順や判断基準が決まっている業務は仕組み化し、候補者ごとの判断や対話が必要な業務は人が担う、という基準で切り分けるようにします。

採用業務	ツール・外部へ任せやすい業務	人が担う価値の高い業務
求人作成	求人票のフォーマット整形、文章の一次案作成	採用背景や技術要件の言語化
スカウト	候補者の抽出、スカウト文面の一次作成、送信管理	候補者の経験や志向に合わせた訴求内容の設計
応募者管理	応募者情報の登録、選考ステータスの更新	候補者ごとの対応方針の判断
面接日程調整	候補日の提示、日程調整、リマインド	個別事情がある場合の調整や対応
面接・選考	面接情報や評価内容の記録・整理	技術力やカルチャーフィットの見極め
合否判断	選考データの整理	採用基準に基づく最終的な意思決定
採用戦略	応募数や選考状況などのデータ集計	採用要件、採用チャネル、候補者への訴求方針の設計

定型業務を効率化すれば、採用担当者は候補者の見極めや魅力付け、現場との採用要件のすり合わせなどに時間を充てやすくなります。選考スピードの向上や対応漏れの防止にもつながるため、効率化では「削減できた作業量」だけでなく「生まれた時間を何に使うか」まで設計することが大切です。

採用業務を効率化する際のデメリット・注意点

採用業務の効率化は、担当者の負担軽減や選考スピードの向上につながる一方、進め方を誤るとかえって業務が複雑になる可能性があります。

複数の採用媒体やツールを併用しているSaaS企業では、単に新しい仕組みを追加するのではなく「候補者対応の質が下がらないか」「管理先や転記作業が増えないか」を確認しましょう。

自動化しすぎると候補者対応が画一的になりやすい

定型連絡や面接日程の調整は自動化しやすい業務ですが、候補者との接点をすべて仕組み化すると、対応が画一的になる可能性があります。

特にエンジニア採用では、候補者の経験技術や志向、転職理由によって伝えるべき魅力が異なります。スカウト文面や選考中のフォローまで一律のテンプレートで対応すると、自社への関心を高める機会を逃しかねません。

応募受付やリマインドなどの定型業務は自動化し、候補者への魅力付けや個別の不安解消は採用担当者が対応する形に分けましょう。

ツールを増やすと運用工数がかえって増える場合がある

ATSや日程調整ツール、自動化ツールを導入しても、必ずしも採用担当者の工数が減るとは限りません。

複数のツール間で情報が連携されていない場合、候補者情報の転記や選考状況の更新、各管理画面の確認といった作業が残ります。さらに、既存の採用フローを整理しないままツールを追加すると、管理先が増え、運用そのものが複雑化する要因となります。

そのため、ツールの導入自体を目的にするのではなく「どの業務に時間がかかっているのか」「その工数を何によって減らすのか」を明確にすることが重要です。課題と削減したい工数を整理したうえで、自社に合ったツールを選定しましょう。

外部委託によって社内にノウハウが蓄積しにくくなる場合がある

採用業務の一部を外部へ委託する場合は、社内に残すべき情報やノウハウを事前に整理しておくことが大切です。

スカウト運用や応募者対応などを任せることで工数を減らせる一方、委託範囲が広すぎると、どの訴求が候補者に響いたのか、どの採用チャネルで成果が出たのかといった知見を把握しにくくなる場合があります。

採用要件や評価基準、候補者への訴求方針は社内でも共有し、委託先から得られた成果や改善内容を蓄積できる仕組みを整えましょう。

効率を優先しすぎると候補者体験を損なう可能性がある

採用業務の効率化では、削減対象を候補者との接点ではなく、重複作業や定型連絡などの運用工数に絞ります。

例えば、面接回数を減らしすぎると、候補者が企業や開発組織について理解する機会まで失われる可能性があります。また、自動連絡を増やした結果、候補者が質問や不安を相談しにくくなることも考えられます。

効率化の目的は、候補者との必要な接点を削ることではありません。削減できた時間は、候補者の疑問解消や企業理解を深める面談・フォローへ振り分けましょう。

効率化しやすい採用業務と人が対応すべき業務

採用業務のなかでも、手順や判断基準が決まっている定型業務は効率化しやすい領域です。一方、採用要件の設計や候補者の見極めなど、個別の判断が必要な業務は人が担う価値が高いといえます。

手順を定型化できる業務は効率化の対象とし、個別の判断や対話が必要な業務は人が担当する形で整理します。

応募者情報の入力・管理は仕組み化しやすい

応募者情報の登録や選考ステータスの更新、面接結果の記録などは、仕組み化しやすい業務です。

複数の求人媒体から届いた応募者情報を個別に転記すると、作業工数が増えます。さらに、ExcelやスプレッドシートとATSの両方を更新する運用では、入力ミスや更新漏れのリスクも高まります。

そのため、応募者情報や選考状況を一元管理し、同じ情報を複数回入力しない運用へ切り替えることが重要です。情報管理の手順を整理することで、採用担当者の負担軽減にもつながります。

応募者への定型連絡・面接日程調整は自動化しやすい

応募受付の連絡や面接候補日の案内、面接前のリマインドなど、内容や手順が決まっている連絡は自動化しやすい業務です。

特に応募者数が増えると、日程調整の往復や連絡状況の確認だけでも多くの時間がかかります。テンプレートや日程調整ツールを活用すれば、こうした反復作業を減らすことができます。

ただし、候補者から個別の質問があった場合や、選考辞退を防ぐためのフォローが必要な場面では、人が状況に応じて対応しましょう。

複数の採用媒体を運用すると管理・返信・日程調整の工数が増える

SaaS企業の採用では、求人媒体やスカウト媒体を複数並行して運用するケースがあります。媒体が3〜4つに増えると、それぞれの管理画面で応募状況や返信を確認する必要があり、運用工数も膨らみやすくなります。

例えば、3媒体を運用する場合は3つの管理画面を確認し、それぞれで届いた応募やスカウト返信に対応する必要があります。ATSを導入していても、媒体側での確認や返信など、人が対応する作業まで自動的になくなるとは限りません。

発生する作業	1媒体の場合	3〜4媒体を並行運用する場合
管理画面の確認	1つの管理画面を確認	3〜4つの管理画面を個別に確認
候補者・スカウトへの返信	1媒体内で対応	各媒体で届いた返信をそれぞれ確認・対応
面接日程の調整	1媒体から候補者情報を確認	複数媒体の候補者情報を確認しながら日程を調整
選考状況の更新	1媒体の情報を更新	媒体ごとに選考状況を確認・更新
ATSへの情報反映	連携対象外の場合は手動登録	連携対象外の媒体ごとに手動登録が発生

媒体によって料金体系は異なります。2026年時点の料金例では、Findyは6カ月36万円＋成功報酬、Forkwellは6カ月60万円＋成功報酬、BIZREACHは6カ月85万円〜＋成功報酬とされています。また、転職ドラフトは年間50万円＋成功報酬、LAPRASには初期費用・月額利用料0円の求人掲載型プランもあります。

複数媒体を利用する場合は、運用工数だけでなく料金体系も含めて費用対効果を比較しましょう。

媒体横断で繰り返している作業を洗い出し、ATSとの連携や運用ルールの統一、外部リソースの活用などによって圧縮できる部分を見極めましょう。

技術要件の言語化・候補者との対話・合否判断は人が担う

エンジニア採用では、効率化しにくい業務もあります。特に、採用するポジションに必要な技術要件の言語化や、候補者との対話、最終的な合否判断は、人が担う価値の高い領域です。

例えば、バックエンドエンジニアを採用する場合、単に使用経験のあるプログラミング言語を確認するだけでは、自社で活躍できる人材かを判断できません。開発体制や任せたい役割を踏まえて必要な経験を整理し、候補者の志向とすり合わせる必要があります。

採用戦略の設計や候補者への魅力付け、技術力・カルチャーの見極めも同様です。定型業務を効率化して生まれた時間は、こうした採用成果に直結しやすい業務へ優先して配分しましょう。

採用業務を効率化する5つのステップ

採用業務を効率化する際は、ツールや外部サービスの導入から始めるのではなく、採用計画から内定者フォローまでの業務を一覧化し、担当者・使用媒体・工数を可視化します。現状把握から効果測定までを5つのステップで進めると、自社のボトルネックに合った施策を選びやすくなります。

ステップ1｜現在の採用業務を洗い出す

まずは、採用計画から内定者フォローまで、現在行っている業務を一通り洗い出します。

例えば、エンジニア採用であれば、採用要件の整理、求人票の作成、スカウト候補者の選定、スカウト文面の作成・送信、応募者対応、書類選考、面接日程調整、面接、オファー、内定者フォローなどが挙げられます。

各業務について「誰が担当しているか」「どの媒体・ツールを使用しているか」まで整理しましょう。業務を書き出すことで、特定の担当者に作業が集中している箇所や、同じ情報を複数のシステムへ入力している工程も把握しやすくなります。

ステップ2｜工数がかかっている業務・ボトルネックを特定する

次に、洗い出した業務ごとの工数を確認し、採用活動を滞らせているボトルネックを特定します。

確認したいのは、単に作業時間が長い業務だけではありません。発生頻度が高い手作業や、対応漏れ・遅延が起きやすい工程、複数媒体をまたいで繰り返している作業にも着目する必要があります。

SaaS企業のエンジニア採用では、スカウト候補者の選定や文面作成など、1件あたりの作業は短くても、送信数が増えることで大きな工数になる業務があります。

スカウト200通の作成だけで1媒体あたり月50時間かかる

スカウトは1通あたりの作業時間が短くても、送信数が増えると大きな工数になります。スカウト作成時間について、YOUTRUSTの発表では従来1通あたり平均10分、LAPRASでは1通15分を目安としています。

本記事では上限の15分を用います。1媒体あたり月200通なら文面作成だけで月50時間、3媒体を同じ条件で運用する場合は合計150時間です。人事1名なら150時間／月・人、2名で分担しても75時間／月・人に相当します。自社の媒体数・送信数・作成時間・担当者数を当てはめ、どの程度の工数が発生しているか確認しましょう。

項目	試算例	自社の場合
利用媒体数	3媒体	＿＿媒体
月間送信数（1媒体あたり）	200通	＿＿通
1通の作成時間	15分	＿＿分
人事担当者数	1名	＿＿名
合計月間作成工数	150時間	＿＿時間

200通×15分×3媒体÷1名＝9,000分＝150時間／月・人

※試算。実際の工数は媒体・職種・候補者層などによって異なります。
※人事2名で分担する場合は、1人あたり75時間／月です。

ステップ3｜効率化する業務の優先順位を決める

ボトルネックを特定したら、どの業務から改善するか優先順位を決めます。

判断する際は、以下のような観点が有効です。

• 工数が大きい
• 発生頻度が高い
• 手順を定型化しやすい
• ミスや対応漏れが発生しやすい

例えば、月に数回しか発生しない作業よりも、毎日繰り返しているスカウト送信や日程調整を改善したほうが、工数削減の効果は大きくなりやすいでしょう。

すべての採用業務を一度に変更する必要はありません。改善効果が大きく、採用成果への悪影響が少ない業務から着手することが重要です。

ステップ4｜ボトルネックに合った効率化方法を選ぶ

効率化する業務が決まったら、課題に合った方法を選択します。

採用業務の効率化には、採用フロー自体の改善からツールの活用、外部への委託まで複数の方法があります。「何を導入するか」ではなく「どの業務をどのように圧縮したいか」を起点に考えましょう。

採用フローを見直す

選考ステップや承認工程が複雑になっている場合は、まず現在の採用フローを見直します。

例えば、複数の担当者が同じ内容を確認している、必要性の低い承認が残っているなど、過去の運用をそのまま引き継いでいることで工数が増えているケースがあります。

各工程について「誰が承認するのか」「何のための工程か」「同じ確認を別工程でも行っていないか」を確認し、目的を説明できない承認や重複作業を削減候補にします。採用担当者だけでなく、面接官や現場部門を含めてフロー全体を確認すると、改善点を見つけやすくなります。

変化しにくい業務だけを標準化・マニュアル化する

採用業務の標準化では、すべてのフローを固定する必要はありません。

特にSaaS企業では、事業計画に応じて募集ポジションや採用人数が四半期単位で変わることがあります。固定された採用フローを細かく作り込むと、採用計画が変わるたびにマニュアルの修正が必要です。

そのため、応募者への連絡テンプレート、面接評価基準の型、情報入力のルールなど、採用計画が変化しても使い続けられる部分を中心に標準化します。

変わりやすい部分と変わりにくい部分を分けることで、運用負荷を抑えながら属人化を防ぎやすくなります。

応募者対応・面接日程調整を自動化する

応募受付の通知、面接候補日の提示、面接前のリマインドなど、手順が決まっている業務は自動化を検討できます。

候補者と採用担当者、面接官の予定を確認しながら何度もメールを往復している場合は、日程調整ツールやATSの機能を活用することで工数を削減できます。

一方、候補者からの個別相談や選考辞退につながりかねない場面では、人による対応が必要です。定型的な連絡と個別コミュニケーションを分けて設計しましょう。

オンライン面接を活用する

オンライン面接を取り入れることで、候補者と面接官双方の移動時間や会議室の確保にかかる工数を削減できます。

特に遠方の候補者や、現職と並行して転職活動を進めているエンジニアとは、面接日時の選択肢を広げやすくなります。

ただし、すべての選考をオンラインへ統一する必要はありません。カジュアル面談や一次面接はオンライン、最終面接は対面とするなど、採用ポジションや選考段階に応じて使い分けます。

ATSは「情報管理」の効率化に活用する

SaaS企業では、すでにATSを導入しているケースも少なくありません。代表的なサービスには、HERP Hire、HRMOS採用、sonar ATS、ジョブカン採用管理などがあります。

ATSでは、複数経路から集まる応募者情報や選考ステータス、面接評価などを一元管理できます。

一方、ATSを導入しても、すべての採用業務が自動化されるわけではありません。業務ごとに、ATSで効率化しやすいものと、人による対応が残るものを整理すると以下のようになります。

採用業務	ATS・ツールでの効率化	基本的な対応方針
応募者情報・選考状況の管理	◎ 効率化しやすい	ATSで一元管理する
日程調整・定型連絡	◎ 効率化しやすい	ATSや日程調整ツールを活用する
スカウト作成・媒体運用	△ 人手が残りやすい	社内で対応するか、リソース不足ならRPOを検討する
候補者との個別コミュニケーション	△ 人による対応が必要	候補者ごとに採用担当者が対応する
採用要件の設計	× 自動化には向きにくい	現場と人事がすり合わせる
候補者の見極め・合否判断	× 人の判断が必要	自社で判断する

ATSは、応募者情報や選考進捗の一元管理をはじめ、日程調整や定型連絡などの効率化に活用できます。一方、候補者の選定やスカウト文面の個別設計、候補者とのコミュニケーションなど、人が実際に動く業務はATS導入後も残ります。

すでにATSを導入しているにもかかわらず工数が減っていない場合は、情報管理以外の業務にボトルネックがないか確認する必要があります。

AI・自動化ツールを活用する

AIは、採用担当者が繰り返し行っている作業を補助する用途で活用できます。

例えば、スカウト文面や求人票の一次案作成、メール文面の作成、情報整理、採用データの集計などです。ゼロから文章を作る時間を減らし、担当者は内容の確認や候補者ごとの調整に集中できます。

一方、バックエンドエンジニアに求める技術要件の決定や候補者の見極め、最終的な合否判断などをAIだけに任せるのは適切ではありません。AIにはスカウト文面や求人票の一次案作成、情報整理・集計を任せ、技術要件の決定や候補者の見極め、合否判断は人が担当しましょう。

実務リソースが不足している場合はRPOを活用する

業務フローやツールを見直しても、採用担当者が実際に手を動かす時間が不足している場合は、RPOの活用も選択肢です。

例えば、スカウト運用や応募者対応、面接日程調整、求人媒体の運用などを外部へ任せることで、社内の採用担当者は採用要件の設計や候補者とのコミュニケーションに時間を使いやすくなります。

すべての採用業務を委託する必要はありません。どの業務を外部へ任せるかを、自社の採用体制やボトルネックに合わせて決めましょう。

ATSとRPOは「何がボトルネックか」で使い分ける

ATSとRPOでは、解決しやすい課題が異なります。応募者情報が複数の媒体やファイルに分散し、転記や選考ステータスの管理に時間がかかっている場合は、ATSによる一元管理が有効です。

一方、ATSですでに情報を管理できていても、スカウト作成や媒体運用、応募者対応を担う人手そのものが不足しているケースもあります。このような場合は、RPOの活用を検討する余地があります。

つまり、情報管理や反復作業の仕組みがボトルネックならATS、業務を担うリソースや運用体制がボトルネックならRPOという切り分けです。どちらか一方に絞る必要はなく、ATSで情報を一元管理しながら、工数の大きい運用業務をRPOへ任せる方法も選択肢となります。

ステップ5｜効果を測定して改善する

効率化施策は、導入して終わりではありません。施策の実施前後で工数や採用活動の変化を確認し、効果を検証します。

例えば、以下の指標を継続的に確認すると改善状況を把握しやすくなります。

• 採用担当者の月間工数
• スカウト1通あたりの作成時間
• スカウト返信率
• 応募から初回連絡までの時間
• 面接設定までの日数
• 選考期間
• 対応漏れの件数
• 採用担当者1人あたりの対応候補者数

工数が減っていても、返信率や候補者対応の質が大きく低下していれば、適切な効率化とはいえません。

「どれだけ時間を減らせたか」と「採用成果や候補者体験を維持できているか」の両面を確認し、必要に応じて業務の切り分けや運用方法を見直しましょう。

採用業務の負担が大きい場合は採用代行（RPO）も選択肢

採用フローやツールを見直しても、採用担当者が実務を担う時間そのものが不足している場合は、RPOの活用も選択肢です。

重要なのは、採用業務をすべて外部へ任せることではありません。自社で担う業務と、外部へ任せることで工数を削減できる業務を切り分ける必要があります。

RPOなら採用実務を外部へ任せてコア業務に集中できる

RPOでは、スカウト運用や応募者対応、面接日程調整、求人媒体の運用、採用進捗の管理など、採用に伴う実務の一部を外部へ委託できます。

例えば、エンジニア採用で毎月多くのスカウトを送信している場合、候補者の選定や文面作成、送信、返信管理までを社内だけで対応すると、多くの工数が必要です。こうした反復業務を外部へ任せれば、採用担当者は採用要件の整理や候補者とのコミュニケーション、現場との連携などに時間を配分しやすくなります。

RPOで委託できる業務や、活用が向いている企業については「採用代行のデメリット7選｜失敗を防ぐ対策やメリット・選び方を解説」で詳しく解説しています。

RPOでは「どこまで任せるか」を先に決める

RPOを活用する際は、委託先を探す前に「どの業務を外部へ任せるか」を整理し、任せる範囲を決めましょう。

採用業務は、次の3つに切り分けて考えると判断しやすくなります。

• 自社で担う業務：採用戦略、採用要件の設計、候補者の見極め、合否判断など
• ツールや仕組みで効率化する業務：応募者情報の管理、定型連絡、日程調整など
• 外部へ任せる業務：スカウト運用、求人媒体の運用、応募者対応など

例えば、技術要件の整理や候補者への魅力付けまで外部へ任せると、自社の採用方針や現場の意図を十分に反映できない場合があります。一方、工数の大きい運用業務を切り出せば、社内のリソースを人が担う価値の高い業務へ集中させやすくなります。

RPOを検討する際は、いきなり委託範囲を決めるのではなく、まず現在の採用業務と工数を整理することが大切です。

スカウト業務など、工数の大きい業務について、月間の送信数や1通あたりの作成時間など、自社の数字をもとに、どの業務にどれだけ工数がかかっているかを確認してみましょう。

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採用業務の効率化に関するよくある質問

採用業務を効率化する際は、まず自社で工数が集中している業務を特定し、その業務が定型化できるか、人の判断が必要かによって自動化・AI・RPOを使い分けます。ここでは、採用担当者が抱きやすい疑問を整理します。

採用業務で工数がかかりやすい業務は？

採用業務では、スカウト運用、応募者対応、面接日程調整、求人媒体の管理、選考進捗の更新などに工数がかかりやすくなります。

特に複数の求人媒体やスカウト媒体を並行して利用している場合は、媒体ごとの確認や返信、候補者情報の更新が発生し、反復作業が増えやすくなります。

ただし、負担が大きい業務は採用人数や募集職種、運用体制によって異なります。まずは1週間または1か月単位で各業務の所要時間を記録し、合計工数が大きい工程から改善対象にしましょう。

採用業務はどこまで自動化できる？

採用業務のうち、手順やルールが決まっている定型業務は自動化しやすい領域です。

例えば、応募者情報の登録、面接候補日の案内、リマインド、定型メールの送信、選考状況の集計などは、ATSや日程調整ツールを活用することで工数を削減できます。

一方、候補者との個別コミュニケーションや採用要件の設計、技術力・カルチャーの見極め、合否判断などは、人が関与する価値の高い業務です。

「自動化できるか」だけで判断せず、候補者体験や採用の質を維持できるかまで確認する必要があります。

採用業務の効率化にAIは活用できる？

AIは、採用担当者が繰り返し行う業務の補助に活用できます。

具体的には、スカウト文面や求人票の一次案作成、定型メールの作成、応募者情報の整理、採用データの集計などです。ゼロから作業する時間を減らし、担当者が内容の確認や調整に集中しやすくなります。

ただし、AIが作成した内容をそのまま使用するのではなく、人による確認が必要です。特に、エンジニア採用における技術要件の設計や候補者の見極め、最終的な合否判断などは、AIに任せきらず人が意思決定するようにしましょう。

自社に合った方法で採用業務を効率化する

採用業務の効率化では、すべての業務を自動化したり、外部へ任せたりする必要はありません。まず各工程の月間工数、発生頻度、対応遅延の有無を確認し、改善すべきボトルネックを特定します。

そのうえで、採用戦略や採用要件の設計、候補者とのコミュニケーション、合否判断などは自社で担い、応募者情報の管理や定型連絡、日程調整などはツールや仕組みで効率化します。さらに、スカウト運用や求人媒体の管理など、実務リソースが不足している業務はRPOの活用も選択肢になります。

重要なのは「自社で担う業務」「ツールや仕組みで効率化する業務」「外部へ任せる業務」を、自社の採用体制や課題に合わせて切り分けることです。

WHOMでは、30分の相談で現在の採用業務を整理し「どこを自社に残すか」「どこをツールで効率化するか」「どこから外部へ任せられるか」を一緒に切り分けます。

スカウト運用や応募者対応、媒体管理などにかかる工数を確認しながら、自社の採用体制に合った役割分担を整理できるため「何から効率化すればよいかわからない」「RPOにどこまで任せるべきか判断できない」という場合にも活用できます。

採用担当者の負担を減らしながら、候補者とのコミュニケーションや採用戦略など重要な業務に時間を使える体制を整えたい場合は、無料相談を活用して自社に合った進め方を検討してみてください。

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