コラム記事

2023年10月3日 コラム
この記事の監修者:株式会社WHOM 編集部

【人事向け】書類・面接選考メールのテンプレート6選|採用成功に繋がるポイント

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「書類・面接選考の返信メールを効率化したい」

「企業側に求められるポイントを知りたい」

といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

採用活動における求職者対応は、企業の評判を大きく左右します。しかし、書類・面接選考などの対応に手が追いつかず、効率的に改善したいと思っている企業も多いでしょう。

そこで本記事では、書類・面接選考のメール対応を効率的に行うためのテンプレートや採用成功に繋がるポイント、事前の準備などを解説します。

採用業務を効率化し、求職者へ迅速な対応を実施するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

企業側が書類選考のメールを迅速に対応すべき3つの理由

企業側が書類選考のメールを迅速に対応すべき理由は、下記のとおりです。

  • 求職者のグリップが求められるから
  • 採用活動をスムーズに進める必要があるから
  • 企業の印象が左右するから

採用業務を効率化するには、そもそもなぜ迅速に対応すべきかを理解しておく必要があります。なぜなら、表面上で解決しても、中長期的な戦略に繋がらないからです。

改善すべき本質的な理由を理解することで、より効果的な対策ができるでしょう。

求職者のグリップが求められるから

企業は、求職者が選考を受けているのは自社だけではないことを理解しておく必要があります。

仮に返信が来る前に他社から採用通知を受け取った場合、求職者側からすると、早く内定をもらった企業に決める可能性があるはずです。

求職者は、書類・面接選考を受け終わった際、採用をもらえるか常に待っています。「求職者だから待つのは当たり前でしょ」といった姿勢を持ってしまうと、対応が自然とおろそかになってしまいます。

この状況では、求職者のグリップが難しいため、真摯で迅速な対応が必要です。採用担当者は、求職者をクライアントだという認識を持つようにしましょう。

採用活動をスムーズに進める必要があるから

書類・面接選考のメール対応が迅速にできないと、徐々に次の行動が遅れる可能性があります。選考の期日が後へずれ込んでしまう場合、求職者との日程も組みづらくなってしまうため、改善する必要があります。

求職者からしても返信が遅い企業は「選考に落ちてしまった」と思い込んでしまうケースもあるはずです。その場合、他社の選考に注力するかもしれないため、悪循環が生まれるます。

選考メールの返信が遅くなってしまうと、採用活動がスムーズに進められなくなり、企業側としてもデメリットが大きくなります。

選考を迅速に行い、求職者を確保するためにも、書類・面接選考のメール対応は、迅速に実施すべきでしょう。

企業の印象が左右するから

一度、求職者目線で考えてみましょう。1週間で結果をもらえる企業と、2週間で結果をもらえる企業、どちらの志望度が高くなるでしょうか。

結果を早くもらえる企業の方が、選考を進めたいと思うはずです。「他の求職者もいるから」と思ってしまう企業は、優秀な人材を取り損ねるかもしれません。

選考結果の時間もありますが、書類・面接選考メールの返信が早いに越したことはないでしょう。

書類・面接選考メールを迅速に対応するには、効率的に行うための仕組化が重要です。そのためには、下記の応募者へ返信するテンプレートメールを活用する必要があります。

【すぐ使える】応募者へ返信するテンプレートメール6選

すぐに使えるテンプレートメールを、下記の項目に分けて紹介します。

  • 応募から書類選考
  • 書類選考から面接
  • 面接選考通過
  • 不採用通知

選考メールを効率的にするためにも、ぜひ参考にしてください。

応募から書類選考

「応募受付」「履歴書・職務経歴書送付」のテンプレートメールを見ていきましょう。

応募受付

件名:【株式会社●●】ご応募ありがとうございます。

〇〇 様

お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当の△△です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
今後の選考に関するご連絡については、追ってお知らせさせていただきます。

誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

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株式会社●●●●採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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履歴書・職務経歴書送付

件名:【株式会社●●】履歴書・職務経歴書送付のお願い

〇〇 様

お世話になっております。
株式会社●●●●採用担当の△△です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。
今後の選考に関しまして、履歴書および職務経歴書の提出をお願いしております。

お手数ですが、当社までお送りくださいますでしょうか。メールの宛先は下記よりお願いいたします。
【メール添付の場合のメール送付先】メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)※個人情報の取り扱いに注意。できるだけ採用専用のアドレスにしましょう。

郵送の場合は、下記の住所までお願いいたします。

【書類郵送の場合の郵送先】
〒●●●-●●●●東京都豊島区●●●● ●●ビル8F 株式会社●●●●

採用担当宛書類を拝見後、再度ご連絡させていただきます。誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。

何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

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株式会社●●●●採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス
)ホームページ:(ホームページのアドレス)
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書類選考から面接

続いては、書類選考から面接までのテンプレートメールを、来社とオンラインに分けて紹介します。

来社

件名:【株式会社●●】面接日時について

〇〇 様
お世話になっております。

株式会社●●●● 採用担当の△△です。
この度は、履歴書および職務経歴書のご提出、誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、〇〇様と、ぜひ面接にてお話させていただきたいと考えております。
面接に進んでいただける場合は、下記、日時の詳細をご確認の上、ご希望日時をご返信ください。

【面接候補日】[候補1]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間[候補2]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間[候補3]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間

※所要時間は●分~●時間程度を予定しています。
※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。

【面接場所】東京都豊島区●●●● ●●ビル8F 株式会社●●●●
【連絡先】00-0000-000 (※できるだけ採用担当直通電話番号を記載)
【持ち物】筆記用具(必要に応じて、履歴書や職務経歴書を追加)
【備考】※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※

〇〇様からのご連絡、心よりお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●●採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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オンライン

件名:【株式会社●●】面接について
〇〇 様

お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当の△△です。

この度は、履歴書および職務経歴書のご提出、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様と、ぜひオンライン面接にてお話させていただきたいと考えております。

オンライン面接に進んでいただける場合は、下記、日時の詳細をご確認の上、ご希望日時をご返信ください。

【面接候補日】
[候補1]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補2]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間
[候補3]●月●日(●) ●●:●●~●●:●●の間

※所要時間は●分~●時間程度を予定しています。※上記日程でご都合が合わない場合は再度調整いたします。

【オンライン面接の手順につきまして】
オンライン面接は、Zoomというサービスを利用して行います。

【当日までの準備 】
※(zoomの利用が初めての方のみ参照ください

(1) パソコンから参加する場合以下のURLから、事前に「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードして実行してください。
https://zoom.us/download
(Zoomダウンロードセンター)

パソコンからの参加が初めての方は、下記のURLからカメラ・マイク・スピーカーのテストを行ってください。https://zoom.us/test
(Zoomテストミーティング)

詳しい方法は、下記をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-test-pc(Zoomの接続テストを参加前に実施する)
万一つながらない場合は、下記をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-trouble-pc(Zoomのトラブルシューティングの流れ)
(2) スマートフォン、タブレットから参加する場合、下記のURLから、事前に「Zoom Cloud Meeting」をダウンロードしてください。

iPhone / iPad:https://apps.apple.com/jp/app/zoom-cloud-meetings/id546505307
Android:https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=ja

【備考】※事前にご質問等ございましたらご返信メールにてご記載くださいませ※

〇〇様からのご連絡、心よりお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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株式会社●●●●
採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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面接選考通知

件名:【株式会社●●】面接選考結果に関するご案内

〇〇 様

お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当の△△です。

先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
厳選なる選考の結果、ぜひ〇〇〇〇様にはご入社いただきたいと存じます。

【今後の手続き・スケジュールにつきまして】
(下記に内定後のプロセス・必要書類等についてご記入ください)
尚、採用について何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。
ご一緒にお仕事開始できますことを、社員一同大変嬉しく思っております。

まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社●●●●
採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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不採用通知

続いては、不採用通知のメールテンプレートを紹介します。

件名:【株式会社●●】選考結果について

〇〇 様

お世話になっております。
株式会社●●●● 採用担当の△△です。

先日は■■選考に参加いただき、誠にありがとうございました。
限られた採用枠に対して多数のご応募をいただいており、慎重に選考を進め、判断させていただいた結果、残念ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。

誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願いいたします。なお、これまでお預かりしました履歴書等は当社にて破棄いたしますことをご了承いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社●●●●
採用担当 △△
採用担当電話番号:000-0000-000
メールアドレス:(採用専用のアドレスまたは採用担当者の専用アドレス)
ホームページ:(ホームページのアドレス)
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書類・面接選考メールを効率化させる3つの事前準備

書類・面接選考メールを効率化させる事前準備は、下記のとおりです。

  • 選考フローを明確にする
  • 状況別のテンプレートを用意する
  • 担当者を分ける

選考フローを明確にする

選考フローを明確にすれば、どんなメールを準備しなくてはいけないのかが事前に把握できます。企業によっては、面接選考を1次・2次・3次と、設けている場合があるはずです。

求職者に送信したメールを分かりやすく保管するためにも、選考フローを明確にしましょう。

状況別のテンプレートを用意する

明確にした選考フローによって、メールのテンプレートを用意しておけば、作る手間を省けます

状況別に応じてメールの保存先を統一してくと、すぐ選考フローの確認ができるため、探す手間も省けるでしょう。

担当者を分ける

書類・面接選考メールは、思う以上に工数がかかります。求人広告を活用している場合は、より多くの作業が必要になるはずです。

場合によっては、メール担当者を別に配置するのも手段のひとつです。自社だけ採用人事が足りない場合は、代行サービスを利用するのもいいでしょう。

採用成功に繋がる応募者対応メールのポイント7つ

採用成功に繋がる応募者対応メールのポイントは、下記のとおりです。

  • 差出人を明確に記載する
  • 選考に関わる連絡は早めに返信する
  • 感謝の言葉を加える
  • 会社の雰囲気に合った表現をする
  • 二度手間をなくすために、必要な情報を網羅する
  • 誤字脱字をしない
  • 求職者目線を忘れない

上記のポイントは、採用メールにおいて重要な要素となるため、ぜひ最後までご覧ください。

差出人を明確に記載する

求職者に送信するメールは、どんな内容であれ、差出人を明記するようにしましょう。

誰から送られてきたのか不安にさせてしまうと、会社自体の評価が下がる可能性もあるため、忘れないように意識してください。

選考に関わる連絡は早めに返信する

確保したい求職者がいる場合、他社よりも早く返信をすることで、自社への意欲を高めてもらえるかもしれません。

求職者としても、選考をスムーズに進めたいと考えているため、迅速に対応するようにしましょう。

感謝の言葉を加える

人事を続けていると、心のどこかで「応募が来るのはあたりまえ」と思ってしまうときもあるはずです。

しかし、あたりまえの態度で接した場合、求職者も雰囲気でわかってしまいます。態度が悪い会社には、入社したいとは思わないため、感謝の言葉を忘れないようにしましょう。

結果的に、企業の印象も良くなる可能性が高くなります。

会社の雰囲気に合った表現をする

求職者は、企業の雰囲気も判断基準のひとつとして見てきます。書類・面接選考などのメールで、企業の色をアピールできれば、好印象を持ち続けてくれる可能性があるでしょう。

二度手間をなくすために、必要な情報を網羅する

メールの返信は、決して楽な仕事ではありません。必要な情報が伝えられていない場合、返信が来るときもあります。

違う内容のメールを作成するには、工数がかかるため、別の仕事を止めて対応しなくてはいけません。

書類・面接選考メールの仕事を効率化する場合は、一度の返信で完結できるように、情報の網羅性を意識しましょう。

誤字脱字をしない

基本的に、誤字脱字はNGです。

企業は、求職者のお手本となるような存在になるため、メールで誤字脱字をしてしまうと、だらしない会社だと思われてしまうでしょう。

求職者目線を忘れない

求職者目線は、とくに重要です。採用担当者の立場になると「人事だからえらい」という考えを持っている人もいるでしょう。

しかし、人事のクライアントは応募してくれる求職者です。採用する立場は、求職者を低く見てしまう傾向もありますが、相手からすると「関わりたくない」と思われてしまうかもしれません。

場合によっては、口コミサイトで悪い評判を記載されてしまう恐れもあります。

人事は、会社の顔となる立場です。より多くの求職者から応募を受けるためには、人事として真摯な対応を示し、企業自体の評判を高める必要があるでしょう。

書類・面接選考メールで確認すべき注意点

求職者から送信されたきたメールを確認する場合は、下記の点に注意しましょう。

  • 誤字脱字
  • 言い回し
  • 文章の流れ
  • 内容の網羅性
  • 文章のバランス

上記の内容が丁寧に記載されているか否かで、求職者の人となりがある程度わかるはずです。細かいところまで気を配れる求職者は、入社後も丁寧な仕事が期待できるでしょう。

まとめ|書類・面接選考メールで企業側の印象は変わる

採用業務は、書類・面接選考メール以外にも、面接や説明会、事前準備など、さまざまな工数がかかります。

しかし、求職者への返信が遅くなってしまうと、志望度が低くなってしまう可能性があるため、迅速な対応が必要になるでしょう。

そこで、メールのテンプレートを用意しておけば、今後の採用活動の負担を少しでも軽減できるはずです。

適切な求職者対応を実施するためにも、効率化できる仕事を改善していきましょう。