採用代行（RPO）は、採用業務の一部または全部を外部に委託できるサービスです。採用担当者の負担を軽減できる一方で、費用対効果や採用ノウハウの蓄積など、注意すべき点もあります。
本記事では、採用代行の主なデメリットと対策を解説します。導入を検討している企業は、自社に適した活用方法を判断する際の参考にしてください。

採用代行（RPO）とは

採用代行は、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、企業が行う採用業務の一部または全部を外部へ委託するサービスです。採用計画の立案や母集団形成、応募者対応、面接の日程調整、選考支援、内定者フォローなど、サービスによってさまざまな業務を委託できます。

採用業務を外部に委託することで、採用担当者の工数を削減し、採用に関する専門的なノウハウを活用できる点がメリットです。

一方で、外部委託ならではのデメリットもあります。採用代行の導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットと対策も理解したうえで、自社に適した活用方法を判断することが重要です。

採用代行のデメリット7選

採用代行は採用担当者の負担を軽減できる一方、外部へ業務を委託することによるデメリットもあります。特に、費用対効果や社内へのノウハウ蓄積、委託先との連携などは、導入前に確認しておきたいポイントです。ここでは、採用代行を利用する際に注意したい7つのデメリットを解説します。

デメリット	対策
	導入前	導入時	運用中
委託費用がかかり、費用対効果が合わない場合がある	委託範囲・採用課題・費用対効果を整理する	―	―
採用業務を任せすぎると社内にノウハウが蓄積されにくい	―	―	採用データや成果・改善内容を共有する
採用要件の共有不足で採用ミスマッチが起こる可能性がある	採用要件・評価基準を言語化する	要件や評価基準を共有する	選考結果を共有し、要件やアプローチを調整する
候補者・内定者との接点が減り、関係構築が難しくなる場合がある	自社と委託先の役割分担を決める	―	重要な候補者接点を自社が担う
委託先との相性によって業務品質・採用成果に差が出る	支援実績・担当者・サポート体制を確認する	―	―
導入時に情報共有や業務設計の工数がかかる	課題・目標・委託範囲を整理する	情報共有・役割分担・運用ルールを設計する	―
エンジニア採用では技術要件の整理に自社の関与が必要	技術要件を言語化し、委託先の採用実務・技術領域の理解度を確認する	言語化した技術要件を委託先と共有する	―

委託費用がかかり、費用対効果が合わない場合がある

採用代行を利用すると、採用業務を外部へ委託するため、サービスの利用費用が発生します。委託する業務範囲が広くなるほど費用も大きくなりやすく、自社で対応できる業務まで任せると、費用対効果が合わなくなる場合があります。

採用代行の料金体系には、主に月額固定型、稼働時間に応じて料金が決まる従量型、採用成果に応じて料金が発生する成果報酬型などがあります。料金体系によって費用の発生方法が異なるため、自社の採用計画や委託したい業務範囲に合った料金体系を選ぶことが重要です。

例えば、採用人数が少ないにもかかわらず固定費の大きいプランを利用したり、自社で対応できる業務まで幅広く委託したりすると、削減できる工数に対して費用が大きくなり、費用対効果が合わなくなる場合があります。また、採用計画の変更によって委託する業務量が減った場合でも、契約内容によっては一定の費用が発生し続けることがあります。

「人手が不足しているからすべて任せる」のではなく、どの業務を委託すると工数削減や採用成果の改善につながるのかを整理することが重要です。

利用前には、現在の採用業務にかかっている工数や課題を把握しておきましょう。そのうえで、委託によって得たい成果と必要な費用を比較し、自社にとって適切な委託範囲を検討する必要があります。

費用対効果を判断する際は、採用代行の料金だけでなく、自社で対応した場合にかかる人件費や工数と比較することも重要です。例えば、採用担当者が採用業務に月何時間を費やしているのかを把握し、その時間を他の業務に充てることで得られる効果も含めて比較すると、外部へ委託するメリットを判断しやすくなります。 導入事例も参考にしながら、自社に近いケースでどのような支援が行われているか確認しましょう。株式会社WHOM（以下、WHOM）の 導入事例では、企業ごとの採用課題や支援内容を紹介しており、採用代行の活用方法を検討する際の参考になります。

また、サービスによっては、最低契約期間が設定されています。採用計画を縮小・停止しても契約期間が残っている場合、費用が発生し続ける可能性があります。 特に、採用計画が四半期ごとに変わりやすい企業では、採用を一時的に止めたい状況になった場合でも契約を継続する必要があるなど、負担となるケースもあります。 

採用業務を任せすぎると社内にノウハウが蓄積されにくい

採用実務を外部へ任せきりにすると、採用活動で得られた知見や改善ノウハウが自社に残りにくくなる可能性があります。委託先への依存度が高くなると、契約終了後に自社だけで採用活動を進めることが難しくなるケースもあります。

特に、採用データや施策の改善内容を委託先だけが把握している状態では、担当者変更や契約終了時に、それまでの知見や情報が社内に引き継がれない可能性があります。委託先への依存度が高いほど、契約終了後に自社だけで採用活動を進めることが難しくなるリスクもあります。 

採用要件の共有不足で採用ミスマッチが起こる可能性がある

自社が求める人物像や採用要件を委託先と十分に共有できていない場合、候補者の選定やアプローチの方向性がずれる可能性があります。採用基準が曖昧なまま委託すると、企業が期待する人材とは異なる候補者が集まってしまうケースもあります。

こうしたミスマッチを防ぐには、必須条件や歓迎条件だけでなく、それぞれの条件の優先順位や評価基準まで具体的に言語化することが必要です。現場が重視する経験やスキルなども、あらかじめ委託先と共有しておきましょう。

また、運用開始後も選考結果を共有し、採用要件や候補者へのアプローチ方法を調整することが重要です。継続的に認識をすり合わせることで、自社が求める人材とのミスマッチを抑えやすくなります。

候補者・内定者との接点が減り、関係構築が難しくなる場合がある

候補者対応を外部へ任せる範囲が広くなるほど、自社社員と候補者が直接コミュニケーションする機会が減る場合があります。自社との接点が少なくなると、候補者が企業文化や実際に働く社員の魅力を理解しにくくなる可能性もあります。すべての採用業務を外部へ委託するのではなく、業務の性質に応じて役割を分けることが大切です。

例えば、日程調整などの定型業務は委託しつつ、面接や候補者への魅力付け、内定後の重要なフォローには自社が関与する方法があります。

実際の導入事例を確認すると、どのような業務を外部へ委託し、自社と委託先でどのように役割分担しているのかをイメージしやすくなります。WHOMの導入事例も、委託範囲を検討する際の参考にするとよいでしょう。

採用代行を活用する際は、業務効率だけでなく候補者の体験も考慮し、自社との接点を適切に確保できる委託範囲を設計しましょう。

委託先との相性によって業務品質・採用成果に差が出る

採用代行会社によって、得意とする採用職種や採用区分、採用規模、採用手法、対応できる業務範囲は異なります。RPOの実績が豊富な会社でも、自社の採用課題や採用職種と得意領域が合わなければ、期待する成果につながりにくい可能性があります。

委託先を選ぶ際は、単に実績の数だけで判断するのではなく、新卒・中途の別、採用職種、採用人数、依頼したい業務領域など、自社と近い支援実績があるかを確認しましょう。

また、担当者の経験や支援体制、コミュニケーション方法も重要な判断材料です。自社の採用方針を理解し、円滑に連携できる委託先かどうかも含めて相性を判断する必要があります。

導入時に情報共有や業務設計の工数がかかる

採用代行を導入しても、開始直後から自社の採用業務がゼロになるわけではありません。採用要件や既存の採用フロー、使用ツール、候補者への対応ルールなど、業務に必要な情報を委託先へ共有する必要があります。

また、候補者の個人情報だけでなく、技術スタックや組織図、報酬レンジなどの機密情報を共有する場合もあります。情報漏えいなどのリスクを抑えるため、委託先の情報管理体制やアクセス権限、再委託の有無などを事前に確認しておくことが重要です。

役割分担が曖昧なまま運用を開始すると、対応漏れや二重対応が発生し、かえって社内の工数が増える可能性があります。事前に役割分担や運用ルールを整理していても、委託先が自社の採用方針や業務フローを理解するまでには一定の時間がかかります。特に導入初期は、情報共有や認識合わせのために自社側の工数が発生する点を想定しておく必要があります。

エンジニア採用では技術要件の整理に自社の関与が必要  

エンジニア採用では、採用業務を全面的に外部へ委託することが難しい場合があります。技術領域への理解が不十分なままスカウトなどの業務を委託すると、候補者の経験やスキルに合わない内容のスカウトを送ってしまう可能性があります。

技術要件が十分に言語化されていない状態で、母集団形成だけを外部へ委託すると、求める人材とのミスマッチにつながります。また、候補者の経験やスキルと合わないスカウトを送ると、候補者から『自身の経歴を十分に確認していない企業』と受け取られ、企業への印象を損なう可能性があります。

エンジニア採用では、技術要件の言語化を自社のエンジニアリングマネージャー（EM）などが担い、外部には言語化された要件に基づくスカウトや候補者対応などの運用を任せる方法が有効です。委託先を選ぶ際には、担当者の採用実務経験に加えて、技術領域への理解度も確認しましょう。

ただし、技術要件の整理や採用基準の策定、最終的な見極めなど、自社のエンジニアやEMが担うべき工程もあります。採用代行を活用しても、エンジニア採用における自社側の関与を完全になくすことは難しい点には注意が必要です。 

採用代行のデメリットを回避する6つのポイント

採用代行のデメリットは、導入前の準備や委託先との連携によって抑えられます。特に、委託範囲や採用要件を明確にし、運用中も情報共有と振り返りを行うことが重要です。ここでは、採用代行を効果的に活用するための6つのポイントを解説します。

【導入前】自社の採用課題・目標・任せたい業務を整理する

採用代行を導入する前に、自社が抱えている採用課題や、改善したいことを具体化しましょう。

例えば「採用担当者の工数が不足している」「応募が集まらない」「スカウト運用に必要な工数を確保できない 」など、現在の課題を洗い出します。そのうえで、採用代行を利用して何を改善したいのか、目標を明確にすることが重要です。

課題や目標が曖昧なままでは、必要な支援範囲や費用対効果を判断しにくくなります。まずは現在の採用業務を洗い出し、外部支援が必要な領域を整理しましょう。

【導入前】自社に残す業務と委託範囲・役割分担を明確にする

採用代行を導入する際は、自社で担う業務と外部へ委託する業務を明確に分けることが重要です。

日程調整や定型的な連絡などは外部へ任せやすい一方、採用方針の決定や合否判断、候補者への魅力付けなどは、自社が関与する価値が高い業務です。

「誰が、どの業務を、どこまで担当するのか」を導入前に明確にしておけば、対応漏れや二重対応を防ぎやすくなります。また、重要な候補者との接点を自社に残すことは、候補者との関係構築にもつながります。

また、個人情報や秘密情報を扱う業務を委託する場合は、NDA（秘密保持契約）の対象範囲や再委託の有無、候補者情報の保管場所、アクセス権限なども事前に確認しておきましょう。契約終了時にデータをどのように返却・削除するのかまで取り決めておくことで、情報管理上のリスクを抑えやすくなります。

【導入前】自社の採用課題・採用職種に合う委託先を選ぶ

採用代行の委託先を選ぶ際は、一般的な実績数だけでなく、自社と同様の採用課題や採用職種での支援実績を確認しましょう。

新卒・中途の別や採用人数、依頼したい業務領域など、自社の条件と委託先の実績がマッチしているかを確認することが重要です。また、担当者の経験やサポート体制、情報共有の方法も確認しておきましょう。

「採用代行ならどこでも同じ」と考えるのではなく、自社の課題と委託先の強みが合っているかを判断することが、適切な委託先選びにつながります。

【導入時】採用要件・評価基準を具体的に共有する

採用ミスマッチを防ぐには、求める人物像や採用要件、評価基準を委託先と具体的に共有することが重要です。

必須条件や歓迎条件だけでなく、それぞれの条件の優先順位や、現場が重視するポイントまで事前に整理しておきましょう。抽象的な人物像だけでは認識にズレが生じる可能性があるため、候補者を評価する基準を具体化することが大切です。

また、運用開始後も選考結果をもとに採用基準を調整しましょう。委託先と継続的に認識を合わせることで、候補者選定やアプローチのズレを防ぎやすくなります。

特にエンジニア採用では、技術要件の言語化を自社のEM（エンジニアリングマネージャー） などが担い、外部の委託先には、言語化された要件に基づく運用を任せることが重要です。 

【運用中】定期的に情報共有・振り返りを行う

採用代行の運用中は、委託先に任せきりにせず、定期的に採用活動の状況を共有してもらいましょう。

応募数やスカウトへの反応、選考状況、候補者からの反応などを確認し、成果が出ていない場合は採用要件やアプローチ方法を見直します。

定例の場を設け、採用活動の状況や課題、改善案を継続的にすり合わせることが重要です。定期的な振り返りによって、委託先との認識のズレを防ぎ、採用活動を改善しやすくなります。

【運用中】採用ノウハウやデータを自社にも残す

採用代行を活用する場合でも、採用活動で得られたノウハウやデータを自社に蓄積できる状態を作りましょう。

応募データやスカウト結果、選考状況、候補者の反応などを自社でも管理し、成果が出た施策や改善が必要だった施策を委託先と共有することが重要です。

委託先のノウハウをブラックボックス化させず、自社の採用活動にも活用できる状態を作ることで、外部支援を活用しながら自社にも採用知見を蓄積できます。

デメリットだけではない｜採用代行を活用するメリット

採用代行には注意すべき点がある一方で、採用担当者の負担軽減や採用活動の効率化など、さまざまなメリットがあります。ここでは、採用代行を活用することで得られる4つのメリットを解説します。

メリット	導入前	導入時	運用中
採用担当者の工数を削減できる		委託する業務範囲を決める	応募者対応・日程調整・スカウト運用などを委託する
コア業務に集中しやすくなる	自社で担う業務と委託する業務を整理する	役割分担を明確にする	採用戦略や候補者とのコミュニケーションに注力する
採用の専門ノウハウを活用できる			採用市場や採用手法の知見を活用する
採用活動のスピードや質の改善が期待できる	採用方針・求める人物像を整理する		情報交換・振り返りを行いながら採用活動を進める

採用担当者の工数を削減できる

採用代行を活用すると、応募者対応や面接日程の調整、スカウト運用などを外部へ委託できます。これにより採用担当者の実務負担が減り、採用業務にかかる工数の削減につながります。

特に、業務量が増えて社内だけでは対応しきれない企業に有効です。

コア業務に集中しやすくなる

採用に関する定型業務を外部へ任せることで、採用担当者は採用戦略の立案や候補者とのコミュニケーションなど、自社が担う価値の高い業務に時間を使いやすくなります。

採用業務をすべて自社で対応するのではなく、外部へ任せる業務と自社で対応する業務を分けることで、限られたリソースを有効に活用できます。

採用の専門ノウハウを活用できる

採用代行では、採用市場や採用手法に関する専門的な知見を持つ外部人材の支援を受けられます。自社だけでは把握しにくい採用市場の動向や、採用手法に関するノウハウを活用できる点がメリットです。

また、自社だけでは十分なリソースを確保できなかったスカウト運用などの採用施策にも取り組みやすくなります。

採用活動のスピードや質の改善が期待できる

採用代行によって採用実務の体制を補うことで、応募者への対応やスカウトなどの採用活動を継続しやすくなります。採用担当者の負担を抑えながら、必要な業務を進められるため、採用活動のスピードや質の改善が期待できます。

ただし、採用代行を活用すれば自動的に成果が高まるわけではありません。自社の採用方針や求める人物像を委託先と共有し、継続的に情報交換や振り返りを行うことが重要です。

採用代行には、費用対効果やノウハウの蓄積、候補者との接点など、導入前に確認しておきたいデメリットがあります。一方で、デメリットの生じ方は、委託範囲や役割分担、自社と委託先の連携方法によって異なります。

例えば、

• どの採用業務を自社に残すべきかわからない
• どこまで外部へ任せると費用対効果が合うのかわからない
• 自社に合うRPOの活用方法を整理したい

といった場合は、導入前に自社の採用課題と委託範囲を整理することが重要です。

関連記事：「採用のプロが紐解く！採用代行のメリットと成功手法を解説」

WHOMでは、現在の採用体制や課題を踏まえ「何を自社に残し、何を外部へ任せるか」をご相談いただけます 。

【採用代行の活用方法について無料で相談する】

採用代行が向いている企業・向いていない企業

採用代行は、採用担当者のリソース不足や採用ノウハウの不足など、自社だけでは対応しにくい課題がある企業に適しています。一方、社内の採用体制が十分に整っている企業や、委託先との連携に必要なリソースを確保できない企業では、導入による効果が小さい場合があります。

採用代行が向いている企業

採用代行は、以下のような課題を抱えている企業に向いています。

• 採用担当者のリソースが不足している
• 採用人数が増え、社内だけでは実務を回しきれない
• 採用ノウハウが不足している
• 採用担当者を採用戦略や候補者対応などのコア業務へ集中させたい
• 特定の採用業務だけ外部の専門性を活用したい

採用業務の一部を外部へ委託することで、社内のリソースを重要な業務に集中させやすくなります。また、自社に不足している採用ノウハウを外部から補うことも可能です。

採用代行が向いていない企業

一方で、以下のような企業は採用代行に向いていません。

• 社内の採用体制やリソースが十分にあり、外部委託による効果が小さい
• 外部へ任せたい業務や採用課題が整理できていない
• 委託先との情報共有や連携に必要な社内リソースを確保できない
• 採用活動をすべて外部へ任せ、自社側ではほとんど関与しない前提になっている

なお、一部業務のみを委託するなど、活用方法を調整できる場合もあります。 

自社に合う採用代行会社の選び方

採用代行会社を選ぶ際は、実績の多さだけでなく、自社の採用課題や採用体制に合っているかを確認することが重要です。ここでは、委託先を選ぶ際に確認したい5つのポイントを解説します。

自社と同様の採用課題・採用職種で支援実績があるか

採用代行会社を選ぶ際は、一般的なRPOの導入社数だけでなく、自社に近い採用課題を解決した実績があるかを確認しましょう。

特に、自社が採用したい職種に対する知見や支援実績があるかは重要なポイントです。採用職種によって必要な知識や候補者へのアプローチ方法が異なるためです。

「実績が多い会社」というだけで判断せず「自社の採用課題を理解し、適切な支援ができる会社か」という視点で選びましょう。

商談では「自社と同様の採用課題や採用職種での支援実績はあるか」と具体的に質問し、実績の内容まで確認しておくとよいでしょう。

採用区分・採用人数・依頼したい業務領域が合うか

自社の採用区分や規模、依頼したい業務に対応できるかも確認しましょう。

新卒採用と中途採用では採用プロセスや必要な支援が異なるため、自社の採用区分に対応しているかを確認する必要があります。また、年間の採用人数や採用規模に対して、十分な支援体制があるかも確認しておきましょう。

さらに、母集団形成、スカウト、応募者対応、日程調整、面接支援など、自社が依頼したい業務領域を得意としているかを確認することも重要です。必要な業務だけを柔軟に委託できるかも確認しましょう。

担当者・サポート体制が自社に合うか

 実際に誰が採用業務を担当するのか、事前に確認しておきましょう。商談では「実際に担当するのは誰か」「採用実務の経験は何年程度あるか」「エンジニア採用の経験はあるか」など、担当者の経験について具体的に質問しておくと安心です。 担当者の採用経験やコミュニケーションの取りやすさは、円滑に業務を進めるうえで重要です。

また、採用活動中に問題が発生した場合に、どのような体制で相談や改善を行うのかも確認しましょう。担当者が交代する場合には「引き継ぎはどのように行われるのか」も事前に確認しておきましょう。 担当者だけでなく、必要に応じてサポートを受けられる体制が整っているかを確認することが大切です。

情報共有やレポートの方法を確認する

委託先から採用活動の進捗をどのように共有してもらうのかも確認しましょう。

定例ミーティングやレポートの頻度、共有される指標などを事前に確認しておくことで、自社でも採用活動の状況を把握しやすくなります。

また、自社にも採用データやノウハウが残る運用になっているかを確認することが重要です。商談では「レポートではどのような指標を共有してもらえるのか」「改善提案まで行ってもらえるのか、それとも実務の報告が中心なのか」と具体的に質問しておくとよいでしょう。

さらに「候補者の個人情報はどこに保管され、誰がアクセスできるのか」「再委託はあるのか」など、情報管理についても確認しておきましょう。

費用と契約条件を確認する

採用代行会社を選ぶ際は、料金体系だけでなく、委託する業務範囲に対して費用が妥当かを確認しましょう。

最低契約期間や解約条件、追加費用が発生する条件なども、契約前に確認しておくことが重要です。特に「採用を一時的に停止した場合、契約や費用はどうなるのか」「想定していた業務以外に追加料金が発生するケースはあるか」などを具体的に質問しておきましょう。

金額だけで判断するのではなく、採用代行によって削減できる工数や、期待する採用成果も含めて費用対効果を検討しましょう。

採用代行のデメリットに関するよくある質問

採用代行の導入を検討する際は、委託できる業務の範囲や費用、他の採用支援サービスとの違いなどを確認しておくことが重要です。ここでは、採用代行に関するよくある質問を解説します。

採用代行ではどこまでの業務を委託できる？

採用代行では、採用計画の立案、求人媒体の運用、スカウト、応募者対応、日程調整、選考支援、内定者フォローなど、幅広い採用業務を委託できます。

ただし、対応できる業務の範囲はサービスによって異なります。自社が依頼したい業務に対応しているか、事前に確認しましょう。

また、採用業務のすべてを外部へ委託する必要はありません。自社で担う価値が高い業務を残し、それ以外の業務を部分的に委託する方法もあります。

採用代行に面接まで任せることはできる？

採用代行には、面接日程の調整だけでなく、面接の実施や面接支援まで対応するサービスもあります。

一方で、候補者への魅力付けや最終的な合否判断などは、自社が関与したほうがよい場合もあります。候補者との重要な接点をどこまで自社で担うかを整理したうえで、委託範囲を決めましょう。

採用代行を導入してから効果が出るまでどのくらい？ 

採用代行を導入したからといって、すぐに採用成果が改善するとは限りません。採用要件や業務フロー、社内の運用方法などを委託先が理解し、実際の業務に慣れるまでには一定の時間がかかります。

特に導入直後は、情報共有や役割分担の調整などに時間がかかる場合があります。効果を確認する際は、採用人数だけでなく、応募数やスカウトへの反応、応募者対応にかかる工数など、委託する業務に応じた指標を設定しておくとよいでしょう。

採用代行と人材紹介の違いは？

採用代行は、自社の採用プロセスに入り、採用業務の一部または全部を支援するサービスです。一方、人材紹介は、求人企業の条件に合う候補者を紹介し、採用成立を支援するサービスです。

「採用業務そのものを支援してほしい」のか「候補者を紹介してほしい」のかによって、適したサービスが異なります。

採用代行と人材紹介の詳しい違いについては、関連記事で解説します。

採用代行のデメリットは「委託範囲」と「連携方法」で抑えられる

採用代行には、費用対効果やノウハウの蓄積、採用要件の認識ズレ、候補者との接点など、外部委託ならではのデメリットがあります。ただし、これらは採用代行を利用すれば必ず生じるものではありません。適切な委託範囲の設定や情報共有、自社に合うパートナー選びによって抑えられるものもあります。

重要なのは、採用代行のメリットだけで判断せず、デメリットまで理解したうえで「何を自社に残し、何を外部へ任せるか」を整理することです。

導入前に自社の課題や目標、役割分担を明確にし、運用開始後も採用要件や評価基準、成果を定期的にすり合わせましょう。採用データやノウハウを自社にも残し、候補者との重要な接点には自社が関わることで、自社の採用力を維持しながら外部支援を活用できます。

自社に適した委託範囲やRPOの活用方法がわからない場合は、現在の採用課題や体制を整理したうえで、採用の専門家に相談するのもひとつの方法です。

自社に適した委託範囲を判断できない場合は、株式会社WHOMへご相談ください。現在の採用課題や体制を整理したうえで、自社に残す業務と外部へ委託する業務の整理をご支援します。 

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