コラム記事

2023年11月30日 コラム
この記事の監修者:株式会社WHOM 編集部

【新卒・中途別】人事の年間スケジュールを立てるコツを徹底解説

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人事として1年間を効果的に活動するには、年間スケジュールの把握が欠かせません。しかし、人事に就任したばかりだと、何をするのかわからない方も多いでしょう。

そこで本記事では、新卒・中途別における人事の年間スケジュールや計画を立てる際のコツを解説します。

人事担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

【新卒採用】人事の年間スケジュール

人事の年間スケジュールは企業ごとに異なりますが、政府が推奨する日程をもとに解説します。

  • 広報活動開始 卒業・修了年度に入る直前の3月1日以降
  • 採用選考活動開始 卒業・修了年度の6月1日以降
  • 正式な内定日 卒業・修了年度の10月1日以降

(参照元:就職・採用活動に関する要請 内閣官房

以上の年間スケジュールをもとに、人事が具体的に行う活動について見ていきましょう。

11~2月:インターンシップ・選考準備

新卒における人事の年間スケジュールは、11月から始めるケースが多くなります。なぜなら、10月に行われる内定式を目途に計画を立てるからです。

11月から2月までに行う、人事業務は以下があげられます。

  • 本年度の採用活動における反省
  • 次年度の採用計画策定
  • インターンシップの計画策定
  • 被扶養者状況リストの提出
  • 年末調整
  • 源泉徴収票作成・発行
  • 賞与支給・賞与支払届(12月支払いの場合)
  • 法定調書の提出
  • 給与支払報告書の提出
  • 労働者死傷報告の提出(10~12月分)
  • インターンシップ開催(ウィンター開催の場合)
  • 求人広告の選定・作成

3~5月:採用広報活動開始

3月から5月で実施する人事業務は、以下のとおりです。

  • 説明会の開催
  • インターンシップの開催
  • 新入社員の入社手続
  • 新入社員研修
  • 人事移動
  • 紹介・降格にともなう給与改定

6~9月:採用選考活動開始

6月から9月で実施する人事業務は、以下のとおりです。

  • スカウトメール送信
  • 説明会開催
  • 書類・面接選考
  • 障がい者・年齢者雇用状況報告
  • 賞与支給・賞与支払届(6月支払いの場合)
  • 住民税更新手続き
  • 労働保険年度更新手続き(7月10まで)

10月:内定式

10月以降は正式な内定が出せるため、内定式を開催します。

1年間の実施するスケジュールは、以上の流れで行われるのが一般的です。

その他の人事業務

人事の年間スケジュール以外にも、その都度行われる人事業務も存在します。以下の業務を怠ってしまうと、企業として問題になる可能性があるため、注意して取り組みましょう。

  • 入社対応
  • 退職対応
  • 給与計算
  • 労務トラブル対応
  • 人事移動対応
  • 人事評価対応
  • 産休育休対応
  • 残業時間管理
  • 有給休暇管理
  • 法改正情報収集
  • 衛生委員会実施
  • 社会保険証納付
  • 住民税納付
  • 人事評価制度の確認・構築
  • 教育・研修
  • 36協定提出
  • 健康診断実施
  • ストレスチェック実施
  • 有給休暇付与

【中途採用】人事の年間スケジュール

中途採用は、企業ごとによってスケジュールが異なりますが、一般的には以下のような流れになるでしょう。

  • 1ヵ月目:採用戦略の立案・求人媒体の選定
  • 2ヵ月目:求人媒体の作成・運用・スカウトメール配信
  • 3ヵ月目:選考・内定出し

中途採用は新卒採用とは異なり、早いスパンで実施できます。ただし、3ヵ月よりも早く中途採用を行うと、自社に適した人材を見極められないかもしれません。

中途採用を行う場合は、中長期的な目線を持って活動するのがポイントです。

人事の年間スケジュールを立てる5つのコツ

人事の年間スケジュールを立てるコツは、以下のとおりです。

  • 昨年のデータを参考にする
  • 採用したい人物を明確にする
  • 採用フローを可視化する
  • 新卒・中途によって担当者を決める
  • 自動化できる部分はツールを活用する

それぞれのコツについて、詳しく解説します。

昨年のデータを参考にする

人事の年間スケジュールを立てる際は、昨年のデータを参考にすることが重要です。昨年のデータを分析し、採用や研修・評価などの人事業務における傾向・課題を把握することで、翌年度の年間スケジュールを立てる際の指針となります。

昨年のデータを分析では、採用時期や求人募集のタイミング、採用成功率などを把握できます。昨年度の情報は、翌年度の採用計画を立てる際の基準となり、採用活動の効率化や適切な人員配置を行うえで重要な情報源となるはずです。

また、昨年の人事業務における課題や改善点を分析することで、翌年度のスケジュール作成における重点事項・改善すべきポイントも網羅できるでしょう。過去の課題を踏まえた今後の対策・改善計画を立てることで、人事業務の効率化や組織のパフォーマンス向上につなげられます。

昨年のデータがある企業は、分析してから年間スケジュールを立てるようにしましょう。

昨年のデータがある場合は、参考にして対策を練る

採用したい人物を明確にする

採用したい人物を明確にするのも、人事の年間スケジュールを立てる際のコツです。採用したい人物像を明確にすれば、求めるスキルや能力、組織文化に適合した人物を効果的に採用できます。

求める人物像を定義するときは、職種やポジションに求められるスキル・専門知識・経験を明確にすることが重要です。組織文化や価値観との適合性も欠かせない要素です。

組織の理念・ビジョンに共感し、組織文化に適合する人物を採用することで、会社全体の一体感やチームワークの向上につながります。チーム内の協調性や相互信頼を高めるには、一人ひとりの特性・スタイルがチーム全体と調和することが必要です。

人事業務の中には、採用戦略の策定も含まれるため、採用したい人物像を明確にしたうえでの計画を練りましょう。

採用フローを可視化する

採用フローを可視化するのも、人事の年間スケジュールを立てる際のコツです。採用フローの可視化によって、求人募集から選考プロセス、内定までの流れを明確にし、採用活動全体をスムーズに運営できます。

採用フローの可視化には、まず全体像を把握することが重要です。採用フローにおける各段階のプロセスや担当者、必要な情報を明確にし、全体の流れを理解します。

たとえば、新卒採用での面接は1次から3次まで設けるのか・インターンシップを実施するのかなどを決めます。

採用フローの可視化には、ITツールやソフトウェアの活用も有効です。採用管理システムやプロジェクト管理ツールを利用すれば、データとして適切なタイミングで適切な情報を関係者に共有できます。

採用フローをデータで管理することで、情報共有の効率化やスムーズなコミュニケーションを実現し、採用プロセスの透明性・効率性を高めらるはずです。

また、採用フローの可視化には、定期的なレビューや改善が不可欠です。採用プロセスの進捗や課題を定期的に振り返り、改善点を把握することで、採用フローの品質を向上させられます。

採用フローの可視化により、採用プロセスの透明性と効率性を高められ、優秀な人材を効果的に採用し、組織の成長と発展に貢献できるでしょう。

新卒・中途によって担当者を決める

新卒・中途によって担当者を決めるのも、人事の年間スケジュールを立てる際のコツです。なぜなら、新卒・中途採用の年間スケジュールは異なるからです。

新卒採用は大学との連携や説明会、インターンシップなど、広範な業務が求められます。特に社会人経験がない求職者を採用するには、選考業務を入念に行い、自社に適しているか見極める必要があります。

そのためには、新卒採用でやるべき年間スケジュールを明確にし、何をすべきか決めることが重要です。

中途採用は、求人募集や選考プロセスの管理、候補者との面接、交渉など、採用プロセスの中心的な業務が求められます。中途採用担当者は、求人募集の効果的な運用や候補者との円滑なコミュニケーションを図るために、求人広告の適切な設計・採用手続きの進行管理、候補者のフォローアップなどが欠かせません。

新卒・中途採用では、実施する業務内容が大きく異なるため、同じ担当者だと過重労働になる恐れがあります。過重労働は社員の離職や会社の評判を下げるきっかけとなるため、避けるべきです。

円滑な採用活動を行うためにも、新卒・中途の年間スケジュールを立てる際は、担当者を分けるようにしましょう。

自動化できる業務はツールを活用する

自動化できる業務はツールを活用するのも、人事の年間スケジュールを立てる際のコツです。人事業務には日々繰り返される作業やタスクが多く含まれています。その中には自動化が比較的容易な業務もあるはずです。

たとえば、スカウトメールの作成や配信があげられます。また、スカウトメールに対するノウハウがない企業が配信しても、最大限の効果が得られない可能性があります。

一方、応募者の情報を一元管理するための応募者管理システム採用管理ツール面接のスケジュール調整を自動化するためのカレンダーアプリケーションなどを活用すれば、人事担当者の負担を軽減できます。

空いた時間を別の業務に活用すれば、より効率的かつ効果的な採用活動が実施できるでしょう。

自動化による採用業務の効率化は、生産性を向上させるだけでなく、人的ミスのリスクを軽減し、正確性や信頼性を向上させられます。人事の年間スケジュールを立てる際は、ツールを利用した自動化も検討すると良いでしょう。

年間スケジュール作成の注意点

年間スケジュール作成の注意点は、本来の目的を見失わないことです。人事業務は多岐にわたるため、焦った行動をしやすくなります。

たとえば、新卒採用を控えていながら、事務作業を行っている場合、先の作業について取り掛かろうと意識を向けてしまいます。結果、今やるべき実務を怠り、問題が発生するかもしれません。

人事の年間スケジュールで大切なのは、計画通りのタスクを解決することです。年間スケジュールを年間・月間・週間・1日単位で分ければ、いつ何をすべきかが明確になります。

年間スケジュールを細かくタスク分けすれば、目の前の業務を達成するために行動できる癖がつくため、本来の目的を見失わずに行動できるでしょう。

人事の年間スケジュールを決めるには事前の準備が大切

人事の年間スケジュールは多岐にわたるため、事前の計画・準備が欠かせません。何も計画せずに始めてしまうと、求職者とのコミュニケーションに問題が発生し、信頼を失ってしまうでしょう。

求職者は円滑なコミュニケーションも重視している傾向があるため、トラブルを起こさない採用活動が重要です。

人事として円滑な採用活動を実施するためにも、年間スケジュールを把握してうえで計画の策定・実施をしましょう。