「採用業務を効率化したいけど、方法がわからない」

「質の高い採用業務にしたい」

といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

採用業務は、計画・立案・媒体選定・求人広告の作成・面接など、細分化をする仕事が多岐にわたります。それぞれの採用業務を最善の方法で実施しないと、他の仕事に手をつけられないかもしれません。

しかし、自社にどのような課題をがあり、具体的な改善策がわからない企業も多いはずです。

そこで本記事では、採用業務を効率化すべき理由や阻む課題、改善施策を詳しく解説します。

採用業務を効率化し、自社の成長を目指している人事担当の方は、ぜひ参考にしてください。

採用業務を効率化する前にフローを確認しよう

採用業務を効率化する前にやるべき行動は、選考フローの確認です。採用業務の効率化に悩む方は、どの部分を改善すればいいのか正しい判断ができていない傾向があります。

採用業務を的確に改善する場合は、ターゲット選定から内定までのフローを可視化するようにしましょう。

自社の採用フローが明確になれば、どの部分に問題が起きているのかを明確に判断できるはずです。

採用業務を効率化するメリット3つ

採用業務を効率化するメリットは、以下のとおりです。

• 1.仕事の負担を改善できる
• 2.自社にマッチする人材を見極められる
• 3.無駄な費用をカットできる

人事業務を実施する方の中には、なぜ採用業務を効率化するのかわかっていない場合もあるのではないでしょうか。

採用業務を効率化するメリットを理解していないと、ただやらされている仕事になるため、前向きに活動できないかもしれません。

人事担当者は、採用業務を効率化することで、どのようなメリットがあるのかを把握しておきましょう。

1.仕事の負担を改善できる

採用業務を効率化するメリットのひとつは、仕事の負担を改善できる点です。人事は、採用活動以外に、評価制度の策定や経理作業も行います。

採用業務が手一杯になってしまう場合、残業や休日に他の作業を実施することになるかもしれません。採用業務を効率化させるのは、自身の仕事の負担を軽減するためでもあります。

採用業務が効率化できれば、他の仕事に注力ができるため、結果的に生産性も向上するでしょう。

2.自社にマッチする人材を見極められる

自社にマッチする人材を見極められるのも、採用業務を効率化するメリットです。採用業務の中でも、無駄な時間を削減できれば、面接などの注力したい部分に時間を使えます。

面接などの重要な採用業務に時間を割けない場合、自社にマッチした求職者を見極められないかもしれません。場合によっては、入社後ミスマッチになる可能性があります。

ミスマッチは、早期離職につながる原因でもあり、企業の評判を落とすきっかけにもなります。

そのため、自社にマッチする人材を見極めるには、採用業務を効率化し、注力すべきポイントに時間を使う必要があるでしょう。

3.無駄な費用をカットできる

採用業務を効率化できれば、無駄な費用もカットできます。採用活動には、求人広告・時間・人的リソースなど、さまざまな費用がかかっているはずです。

企業側としては、採用業務以外にも費用を使いたい事業があると思います。採用業務を効率化できれば、別事業に必要を活用できるため、人事としての評価も高くなるでしょう。

結果的に、人事としての負担を軽減でき、重要な採用活動に注力できるため、求職者のためにもなります。

無駄な費用をカットできるのは、企業・人事・求職者にとってメリットにつながるでしょう。

採用業務を効率化すべき3つの理由

採用業務を効率化すべき理由は、以下のとおりです。

• 1.コミュニケーションコストに時間をかけるから
• 2.新しい施策を考えたいから
• 3.中長期的な戦略が必要だから

以上の理由を把握することで、自社の改善すべきポイントが明確になります。自社で思っている改善点以外にも、効率化すべき点があるかもしれないため、確認しておきましょう。

1.コミュニケーションコストに時間をかけるから

採用業務を効率化をすべき理由のひとつは、コミュニケーションコストに時間がかけるからです。

採用の成功基準は、企業によって異なりますが「ミスマッチを予防した採用」が、ひとつの要素となるはずです。

つまり、採用活動を成功させるには、説明会や座談会、面談、面接などのコミュニケーションに時間をかけ、ミスマッチを防ぐ必要があります。

採用業務は、書類だけを確認しても、求職者の人柄を判断できない部分をあります。そのため、採用業務では、コミュニケーションコストに時間をかける必要があるでしょう。

2.新しい施策を考えたいから

新しい施策を考えたいのも、採用業務を効率化させる理由のひとつです。現状の採用業務が手一杯になっている場合、新しい戦略が立てられないかもしれません。

場合によっては、残業や休日を利用して採用戦略の策定を行う必要があります。ワークライフバランスが欠落してしまうと、仕事に身が入らず、同じようなミスを繰り返す場合もあるはずです。

結果的に、採用業務がさらに遅くなり、周囲にも迷惑をかける悪循環につながります。

仕事の時間を有効的に使うには、採用業務を効率化し、就業時間内に新しい施策を考えることが重要になるでしょう。

3.中長期的な戦略が必要だから

採用業務は、目先の目標だけでなく、中長期的な戦略が必要です。なぜなら、企業の成長には採用活動が欠かせないからです。

企業を成長させるには、いまよりも顧客を増やす必要があります。現状のまま実践しようとする場合、一人あたりの負担が大きくなり、業務過多になる可能性があるはずです。

社員の負荷を減らしつつ、企業を成長させるには、採用業務が不可欠です。そのため、短期的な目標ではなく、中長期的な戦略が重要になります。

3年後・5年後・10年後の成長に向けた戦略を考えるには、採用業務を効率化し、必要な仕事に時間を割くことが大切です。

採用業務の効率化を阻む3つの課題

採用業務の効率化を阻む課題は、以下のとおりです。

• 求職者対応が重なっている
• 新しい取り組みには時間・工数がかかる
• システムでは解決できない問題がある

以上の課題は、どの企業にも起こりえるケースです。採用業務を効率化させるためにも、起こる可能性がある課題を可視化しましょう。

1.求職者対応が重なっている

採用業務の効率化を阻む課題のひとつは、求職者対応が重なる点です。採用業務において重要なのは、応募してくれる求職者です。

一人の求職者を放置してしまうことで、評判が悪くなり、求職者が減ってしまいかもしれません。そのため、求職者対応を優先にしていると、採用業務の効率化戦略が考えられないでしょう。

2.新しい取り組みには時間・工数がかかる

採用業務と一括りに言っても、細分化をすると多くの工程があります。採用業務の課題を一つひとつ可視化すると、時間・工数がかかるはずです。

採用活動を行いながら実践する場合、どちらの業務も中途半端な状況が続くかもしれません。

新しい取り組みには、時間・工数がかかるのも、採用業務の効率化を阻む課題を言えるでしょう。

3.システムでは解決できない問題がある

システムでは解決できない問題があるのも、採用業務の効率化を阻む課題です。一般的な採用業務を可視化してみましょう。以下は、新卒採用の場合です。

• 採用戦略の策定・立案
• 求人広告・人材会社の選定
• 求人票の作成
• 説明会・座談会・選考フローの準備
• インターンシップの開催
• 書類選考
• 面接選考
• 採用通知
• 内定式

以上の採用業務に加えて、求職者からのメール対応も存在します。採用業務を可視化すると、自社でシステム化ができない部分があるはずです。

採用業務の効率化ができない点は、人事を増やすなどの対策を行い、改善する必要があるでしょう。

採用業務を効率化させる5つの施策

採用業務を効率化させる施策は、以下のとおりです。

• 採用フローを改善する
• オンライン化を進める
• 評価基準を統一する
• システムを導入する
• 外注する

それぞれの方法について、詳しく解説します。

施策1.採用フローを改善する

採用業務を効率化させる施策のひとつは、採用フローの改善です。企業によって設けている採用フローの仮定は異なります。

採用フローの中には、削ってもいいプロセスがあるかもしれません。

たとえば、内定者を早く決めたい場合は、面接回数を少なく設定し、対応する人材を厳選する必要があります。

採用フローを改善するには、自社のプロセスを洗い出し、優先順位を決めるのがポイントです。何が必要で、何が不要かを明確にできれば、採用フローの改善を行いやすいでしょう。

施策2.オンライン化を進める

オンライン化を進めるのも、採用業務を効率化させる施策のひとつです。近年、在宅ワークによって柔軟な働き方が増え始めています。

オンライン化は、移動時間や資料の配布、会場設営などの準備が削減できるため、時間・お金・人的コストを改善できるはずです。

求職者側としても、時間を省けるオンライン化は、嬉しいメリットに感じます。採用業務のオンライン化は、双方にとってもメリットがあるため、改善を推奨します。

ただし、最終面接などの重要な採用業務をオンライン化してしまうと、入社後ミスマッチになる可能性があるため、改善すべき部分を可視化するようにしましょう。

施策3.評価基準を統一する

評価基準を常に変更してしまうと、採用業務を臨機応変に対処する必要があるため、効率化ができないかもしれません。

場合によっては、面接評価シートも常に作りは直すなどの工程が生まれる場合があります。

評価基準を求職者によって変えてしまうと本来、効率化できる採用業務も、時間をかけてしまう可能性があるはずです。

採用業務を効率化させるには、スキルや技術、経験などの評価項目を、数値化によって統一するようにしましょう。

また、判断が難しい熱意や意欲、コミュニケーション能力などは、採点ではなくチェックリストを利用すると、平等に判断できるはずです。

施策4.システムを導入する

採用業務を効率化する場合は、システムの導入を検討しましょう。採用業務の中には、求職者管理やメールの送信など、自動化できるフローがあるはずです。

とくに、応募者の属性を一元管理できるシステムを推奨します。なぜなら、来年以降の採用業務に活用できるからです。

応募してくる求職者には、何らかの共通点も持っている傾向があります。たとえば、求人広告で「週3日の在宅ワーク」と記載があれば、ワークライフバランスを気にしている求職者が集まるかもしれません。

しかし、自社がターゲットにしている人材が、仕事に意欲的な求職者だった場合、母集団形成に失敗している可能性があります。

求職者の情報は、採用活動を見直す貴重な判断材料です。手作業で集計できる場合もありますが、情報漏れが起きるケースも考えられます。

求職者の一元化管理ができるシステムを導入すれば、情報を正確かつ迅速に集約できます。時間に余裕ができれば、他の採用業務に注力ができるため、効率化ができているでしょう。

そのため、採用業務を効率化させるには、システムの導入が不可欠と言えるでしょう。

施策5.外注する

外注化も、採用業務を効率化させる施策のひとつです。採用フローの中でも、求人広告の選定や作成、スカウトメールなどは、外注できるかもしれません。

外注できる部分を明確にし、最終確認をを自社で実施すれば、別の採用業務に注力できるはずです。

また、採用代行は、採用活動における専門家になるため、自社の課題を明確に可視化してくれます。採用業務の外注を行えば、課題が明確になるだけでなく、改善をしながら効率化ができます。

ただし、採用代行を利用する場合は、費用がかかるため、自社の予算と相談しながら決めるようにしましょう。

まとめ｜採用業務の効率化で生産性を上げよう

採用業務を効率化させる方法をまとめましょう。

• 採用フローを改善する
• オンライン化を進める
• 評価基準を統一する
• システムを導入する
• 外注する

採用業務を効率化できれば、注力したい仕事に時間を使えるようになります。採用活動は、企業の成長に直結するため、中長期的な戦略が必要です。

そのためには、今後も活用できる採用業務の効率化が欠かせません。

採用業務の効率化に悩んでいる人事の方は、自社の課題を可視化し、本記事で解説した施策を実践してみてはいかがでしょうか。